Home Office a Práva zaměstnance

15.08.2022

Home Office už dávno není benefitem jen mizivého procenta zaměstnanců, ale stává se normou na trhu práce v odvětvích, kde je práce z domova možná. Méně se už mluví o tom, že zaměstnavatel by měl zaměstnanci kompenzovat zvýšené náklady spojené s prací na home office.

Na co má tedy zaměstnanec na home office nárok?

Vybavení k výkonu práce

Závislá práce je vykonávána na pracovišti či jiném dohodnutém místě, vždy však na náklady a odpovědnost zaměstnavatele. Zaměstnavatel je povinen vytvářet zaměstnanci podmínky pro plnění jeho pracovních úkolů.

To znamená, že zaměstnavatel musí zaměstnanci poskytnout věci, vybavení a prostředky potřebné k výkonu práce, stejně jako kdyby pracoval na pracovišti. Jedná se namátkou o počítač nebo notebook, klávesnici, myš, pracovní židli, pracovní stůl, mobilní telefon, tiskárnu.

Totéž platí např. i pro dostatečné zabezpečení dat zaměstnavatele. Pokud jsou data, s nimiž zaměstnanec pracuje, při práci z domova ohrožena (např. nedostatečným zabezpečením domácího internetového připojení), vzniká zaměstnavateli riziko. Za toto riziko je odpovědný zaměstnavatel. Proto by zaměstnavatel měl podniknout přiměřené kroky k zabezpečení svých dat ještě předtím, než zaměstnanec "půjde na home office". Lze si představit, že prověří způsob připojení zaměstnance na internet z domu, proškolí zaměstnance stran využívání veřejného připojení (např. mu udělí pokyn, aby se na veřejnou síť vůbec nepřipojoval). Pokud zaměstnavatel vyžaduje určitou úroveň zabezpečení internetového připojení, a zaměstnanec takové zabezpečené připojení doma nemá, je povinností zaměstnavatele mu jej na své náklady zajistit.

Výše náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení, předmětů

Běžně se stává, že zaměstnanec používá svoje vybavení, tedy např. svůj počítač, svůj svoji židli nebo klávesnici. Pokud jsou tyto věci potřeba pro výkon práce zaměstnance, a zaměstnavatel dá souhlas k jejich používání, pak přísluší zaměstnanci náhrada za opotřebení těchto věcí od zaměstnavatele. Židle, klávesnice, počítač a software se častějším používáním rychleji opotřebovávají.

Také se stává, že zaměstnavatel ve větší míře využívá zařízení a jiné předměty zaměstnanců. Např. jeho zaměstnanci běžně na home office používají vlastní počítače, vlastní klávesnice, myši a reproduktory. Výše náhrady pak může být paušálně stanovena např. ve vnitřním předpise vydaném zaměstnavatelem. Může být např. stanoveno, že náhrada za každý den používání vlastního počítače včetně základního softwaru činí 30 Kč, a za každý den používání vlastní klávesnice 5 Kč. Paušální náhrada však musí být prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Do výše paušálu se mají náklady za prokázané, to znamená, že není nutné je prokazovat zvlášť v každém případě (např. účtenkami, údaji o životnosti, aj.).

Jestliže není stanovena náhrada vnitřním předpisem, měla by být výše náhrady za používání konkrétních vlastních zařízení či věcí zaměstnance ujednána individuálně, ve formě dohody. Opět lze sjednat paušální náhradu. Výše náhrady vychází hlavně z ceny věcí a rozsahu jejich používání. Mělo by se vycházet z konkrétních výdajových dokladů, které zaměstnavateli předkládá zaměstnanec. A to kvůli případnému dokazování v daňovém řízení.

Daní se tyto náhrady? Nikoli. Náhrady, které jsou zaměstnanci poskytovány za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce, nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.

Pod tyto náhrady ovšem nelze "schovávat" (část) odměny za práci či jiné příjmy zaměstnance, které naopak tvoří základ daně z příjmu fyzických osob.

Zvýšené výdaje spojené s prací na home office

Pracuje-li zaměstnanec z domu, musí doma více topit (nebo naopak klimatizovat), spotřebovává více elektrické energie a vody, má vyšší náklady na úklid, apod.

Je to však zaměstnavatel, kdo má povinnost vytvářet a dodržovat pracovní podmínky pro výkon práce. Zaměstnanci na home office tedy náleží náhrada zvýšených výdajů, účelně vynaložených na spotřebu elektřiny, vody, plynu a na vytápění, apod. Neznamená to, že odteď platí zaměstnavatel energie a náklady spojené s bydlením svému zaměstnavateli; nahrazena by měla být částka, o kterou se náklady kvůli home office skutečně zvýšily.

Dle stanoviska Generálního finančního ředitelství, v případě těchto nákladů nelze využít paušálu tak, jako tomu je u náhrady za opotřebení vlastních věcí. Pro zaměstnavatele i zaměstnance může výpočet náhrady způsobit pořádný bolehlav, zejména v době, kdy se rychle mění ceny energií, a činit srovnání "před home office" a "při home office" je obtížné. Je totiž třeba posoudit výši zvýšených nákladů u každého výdaje zvlášť, a vycházet přitom ze skutečných podkladů a údajů.

Platí, že je to zaměstnanec, kdo musí tyto náklady zaměstnavateli prokázat. Proč?

Pohled do světa daní: Pro účely dokazování v daňovém řízení musí zaměstnavatel dokázat rozložit a doložit výdajovými doklady, na základě čeho byla stanovena výše náhrady, poskytnutá zaměstnanci. Kompenzací zvýšených nákladů, vynaložených zaměstnancem při práci z domu, opět nevzniká na straně zaměstnance zdanitelný příjem - náhrady tedy nejsou daněny.

Lze si tedy představit, že zaměstnavatel bude po zaměstnanci vyžadovat pečlivé odůvodnění zvýšení nákladů na výkon práce z domova, a odpovídající doklady. V případě zvýšené spotřeby vody, elektřiny nebo plynu lze rozdíl vypočítat např. dle velikosti podlahové plochy místnosti, kde zaměstnanec pracuje, ku celkové výměře domu či bytu.

Příklad: Pokud pracovna zaměstnance činí 15 % podlahové plochy domu, zaměstnanec byl na home office během roku celkem 1 měsíc (30 dní), dohromady náklady na elektřinu, plyn a vodu za rok činily 40.000 Kč, poté výpočtem: 40.000 * 1/12 * 0,15 = 500. Zaměstnavatel tedy za uvedené zvýšené výdaje platí zaměstnanci 500 Kč za rok. Tento výpočet ovšem nezohledňuje, že vytápění a další výdaje poměrně určené byly "pro účely výkonu práce" potřeba jen 8 hod. denně v pracovní dny. Rovněž se předpokládá, že domácí pracovna by se vůbec nevytápěla, pokud by zaměstnanec dojížděl na pracoviště zaměstnance.

Rozlišení, kdy jsou vyšší náklady vynaloženy v souvislosti s výkonem práce, a kdy k soukromým účelům zaměstnance, může být obtížné. Pokud např. zaměstnanec používá vlastní mobil, kromě jeho opotřebení (viz výše) mu mohou vzniknout vyšší výdaje i za telekomunikační služby, pokud jsou telefonní poplatky např. kombinací paušálu a hovorného. Pro vyúčtování poměrně zvýšených nákladů zaměstnavateli by si měl zaměstnanec vést evidenci pracovních hovorů, uskutečněných přes soukromý telefon. Úhrady za telekomunikační služby pak lze rozdělit dle poměru realizovaných hovorů na soukromé a pracovní, a podle tohoto klíče rozdělit celkové telefonní poplatky a stanovit výši náhrady, kterou je zaměstnavatel povinen poskytnout.

Poměrně přímočaré může být zjištění výše náhrady za elektřinu spotřebovanou elektronikou, kterou zaměstnanec k práci na home office využívá. U notebooků nebo stolního počítače lze při zjištění jejich spotřeby v kWh dojít i k nákladům na během práce skutečně spotřebovanou elektřinu.

V některých případech však zaměstnanci náhrada nákladů nepřísluší. Příkladem může být internetové připojení - pokud má zaměstnanec zřízené internetové připojení již před započetím práce na home office, a nevznikají mu v souvislosti s připojením pracovního počítače žádné zvýšené náklady, pak mu nenáleží ani náhrada od zaměstnavatele. Stejně je tomu v případě, že ke služebním hovorům využívá zaměstnanec soukromé telefonní číslo s mobilním tarifem (paušálem), kdy zaplatí měsíčně stejnou částku bez ohledu na provolaný čas. Měsíční náklady zaměstnance na mobilní tarif se totiž, nijak nezmění, přestože soukromý mobil používá i k pracovním hovorům.

Zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP)

Zaměstnavatel má i ve vztahu k zaměstnanci na home office stejné povinnosti, jako by pracoval na pracovišti - a to poměrně široké povinnosti v oblasti BOZP. Důležité je, že veškerá opatření musí zajistit na své náklady. Pokud by totiž zaměstnavatel přenesl na zaměstnance náklady na zajištění podmínek BOZP (třeba i částečně), hrozila by zaměstnavateli pokuta od Státního úřadu inspekce práce až 2.000.000 Kč.

Obecně má zaměstnavatel povinnost vytvářet zaměstnancům pracovní podmínky, které umožňují bezpečný výkon práce. Musí soustavně vyhledávat nebezpečné činitele, zjišťovat jejich příčiny a zdroje, a vyhledávat a hodnotit rizika a přijímat opatření k jejich odstranění.

Lze jmenovat povinnost zajistit zaměstnancům školení o právních a ostatních předpisech k zajištění BOZP, a to nejen při nástupu do práce, ale také v případech, které mají nebo mohou mít podstatný vliv na BOZP. V takovém případě musí být školení provedeno bez zbytečného odkladu. Je zřejmé, že zahájení práce na home office má nebo může mít vliv na bezpečnost a ochranu zdraví - původní školení, které proběhlo při nástupu do práce, nyní nebude plně postačovat. Zaměstnavatel by měl tedy zaměstnance, který jde na home office, vhodně proškolit.

K tomu však potřebuje podrobně znát prostředí, ve kterém zaměstnanec doma pracuje. S tímto prostředím by se měl zaměstnavatel seznámit - ať již v součinnosti se zaměstnancem, nebo se např. se zaměstnancem dohodnout na prohlídce pracovního prostředí v jeho domově. Zaměstnavatel by měl zjistit možná rizika a v součinnosti se zaměstnancem je eliminovat (např. zajistit odpovídající požární ochranu, ergonomické kancelářské křeslo pro zaměstnance, apod.). Následně by měl zaměstnanci poskytnout školení a ověřit jeho znalosti. Dodržování stanovené úrovně BOZP je zaměstnavatel povinen pravidelně kontrolovat.

Pro zaměstnance často školení o BOZP představuje nudnou povinnost. Úprava domácího pracovního prostředí může být i nepříjemná. Pravda ale je, že zaměstnavatel odpovídá za pracovní úrazy (příp. nemoci z povolání) i pokud vzniknout zaměstnanci na home office. Proto je jednoznačně v zájmu zaměstnavatele ještě před započetím práce zaměstnance z domova pečlivě identifikovat a eliminovat rizika, provést školení, a následně spolu se zaměstnancem průběžně identifikovat možná rizika a přijímat opatření k jejich odstranění.

Zaměstnavatel může např. vnitřním předpisem stanovit parametry, které by mělo domácí pracovní prostředí splňovat. Jedná se např. o zajištění požární ochrany, prostor min. 12 m krychlových pro jednoho zaměstnance, maximální teplotu (pro kancelářské a administrativní práce) do 27 °C, apod.

Ujednání se zaměstnavatelem

Pokud by byl home office pouze benefitem (např. zaměstnanec by si mohl vybrat pracovat z domu po určitou část týdne, ale také nemusel), tak postačí, aby tento benefit a podmínky pro jeho využití zavedl zaměstnavatel vnitřním předpisem, a zaměstnanec se s ním pak dohodl na využití tohoto benefitu v konkrétní dny. Mezi podmínkami využití práce na home office např. mohou být určité požadavky na vybavenost pracovního prostředí v domově zaměstnance (např. vysokorychlostní internet doma, ergonomická židle a stůl, atd.). Důvodem může být to, že se zaměstnavatel chce vyhnout dodatečným nákladům na náhrady zaměstnanci. Ačkoli i v takovém případě bude mít zaměstnavatel povinnost nahradit opotřebení vlastního zařízení zaměstnance, nebude ale např. muset zaměstnanci doma zavádět nové internetové připojení.

Pokud by zaměstnavatel či zaměstnanec chtěli mít jistotu, že zaměstnanec bude pracovat z domu (např. zaměstnavatel chce mít možnost nařídit home office, nebo zaměstnanec chce mít jistotu, že nebude muset být přítomen na pracovišti), je třeba sjednat dohodu o výkonu práce z domova.

V případě, že by se měnilo místo výkonu práce, je třeba uzavřít dodatek k pracovní smlouvě, neboť se jedná o změnu její podstatné náležitosti.

Náklady nelze přenášet na zaměstnance, a to ani zčásti

Lze varovat před "dohodami" o tom, že zvýšené náklady a náklady za opotřebení nebudou zaměstnanci nahrazovány. Ačkoli zaměstnanec může fakticky souhlasit (zvlášť když na home office sám chce), zákon mu neumožňuje se práva na náhradu platně vzdát. Zaměstnanec by tedy i navzdory uzavření takové (neplatné) "dohody" stále měl právo na náhradu uvedených nákladů.

Stejně tak není dobrým řešením "obejít" náhrady zvýšením mzdy. I po takovém zvýšení mzdy by zaměstnanec měl nadále právo na proplacení zvýšených výdajů a náhrady za opotřebení vlastních věcí. Mzda totiž nepředstavuje náhradu nákladů za povinná plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce, ani náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce.

Jak uvádíme výše, za faktické přenášení nákladů na zajištění BOZP hrozí zaměstnavateli nemalá pokuta.

Závěr

Zaměstnanec by neměl na výkon práce z domova "doplácet". Ve většině případů zaměstnanci vzniknou náklady, které by mu při výkonu práce na pracovišti nevznikly. Tyto zvýšené náklady je zaměstnavatel povinen zaměstnanci nahradit. Rovněž je povinen zaměstnanci zajistit náležitou úroveň bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, bez ohledu na to, že zaměstnanec pracuje z domu. K tomu by musí činit aktivní kroky a ve vlastním zájmu úroveň BOZP kontrolovat.

Pokud zaměstnavatel nepřistupuje k těmto svým povinnostem aktivně, měl by se zaměstnanec chopit iniciativy a při znalosti svých práv

  • vyúčtovat zaměstnavateli své zvýšené náklady,
  • vyúčtovat zaměstnavateli náklady za opotřebení vlastních věcí (pokud je k práci se souhlasem zaměstnavatele používá), a
  • požadovat po zaměstnavateli plnění jeho povinností k zajištění BOZP.